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工作流程平台

ezOFFICE工作流平台包括数据库定义、表单定义、流程定义(图形化流程定义工具ezFLOW)及工作流引擎,系统采用WFMC的流程标准实现各种复杂流程的电子化流转, 并且采用插件式的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用,完成相关的业务流程驱动,工作流程平台与各业务模块的关系如下:
 


插件式:独立的插件式设计,其它功能模块可以灵活调用工作流引擎,实现各功能模块的业务流转,如信息管理、公文管理、综合办公、名片订购等,工作流程作为独立的服务可被各模块引用,流程引擎与表单定义相结合产生工作流程的独立应用“工作流程”模块。
设计工具:提供图形化的流程设计工具,以所见即所得的方式设计流程,方便易用。

 
构建复杂流程模型的能力:智能的工作流引擎,提供标准活动、子活动、虚拟活动、自动返回等多种活动类型;采用前驱、后继的模式可以建立任意模型的流程,既能设置复杂的网状流程,也能清晰地展现流程活动之间的逻辑关系,同时支持由流程办理人选择下一环节及由表单内容条件判断来实现流程的路由,并在条件路由时支持与表单中各字段的关系判断并支持与流程启动人或上一办理人的职务级别的判断。
流程办理人(参与者):丰富的流程参与者的选择方式,可以按角色与组织或职位或发起人相同办公地点的组合计算得到参与人、也由当前办理人从指定范围中选择、从所有用户中选择,从上一办理人本部门中选择、可以是发起人,发起人的领导、以及从指定的群组中选择等多种方式满足日常办公中对流程办理人的选择要求。
办理类型:系统支持只有单个人办理的模式,即一个活动的多个办理人中任意一个办理人办理完毕即可,支持多个依次办理模式,支持多人同时办理模式、允许办理过程中转给其他人办理模式、支持阅办不影响流程流转的模式、支持在活动中加签的模式。
流程办理:流程办理时按待办、待阅、已阅、在办、办结等分类,并可按时间、缓急、类型等多种模式分类供用户选择办理优先级较高的流程。
 

办理情况监控与跟踪:所有涉及到流程的相关人员包括流程发起人,办理人,流程跟踪人员都可以通过图形化的方式查询流程的进展情况,随时了解流程动态并可以通过流程详细记录了解流程整个办理过程与签收情况,针对流程查询与实时跟踪。
催办与提醒:支持手动催办与提醒,自动催办与提醒,自动提醒通过系统中设置,设置时支持按固定的催办期限、根据表单内容得到相应的催办期限的催办方式,并可以设置到达办理期限后如何催办用户,在提醒方式上支持短信提醒,即时通讯提醒,系统中滚动提醒等多种提醒方式。
流程例外处理:可以通过退回、转办、撤办、作废、收回、取消、管理员转交、工作代理等8种方式完成各种例外处理,并且可以有选择的定义给每个活动。
手写意见:流程审批可以灵活选择手写和键盘两种方式批写意见,可以在线编辑WORD及EXCEL等多种形式的文档,痕迹保留,电子印章等。
工作代理:可通过工作代理的方式授权他人代办流程审批工作,工作代理可以指定到流程,可以指定代理来自某范围内的流程。
表单:灵活的表单定义工具,可以定义各类流程表单,可从word/excel中定义工作流程所需表单样式并通过设置表单内容与自定义的数据库结合;实现强大的表单定义能力,自定义数据表不仅定义表单元素,还可以定义这些元素在界面的表现形式及可以关联数据库;可以实现主从表;实现不同流程环节表单不一样,并可以实现显示表单与打印表单不一致。
流程关联:可通过子流程进行流程与流程之间的关联,在子流程中可以链接到主流程,在主流程中可以链接到所有相关的子流程。也可以使用“相关流程”的功能,把一个流程关联到需要关联的流程。
接口:预留丰富的扩展接口,可与其它业务管理系统进行数据交互,从而实现采用工作流建立各业务系统之间的通道,实现业务的顺畅连接。
归档与查询:流程审批结束后所有信息可归档到档案管理保存,另外系统提供了丰富的查询统计能力,可以按流程、按表单任何元素组合查询并可以导出查询结果到excel,如下图可以查询权限范围内所有流程的办理情况,可以将查询结果导出到excel进行分析。
对数据的统计、分析和利用:将流程的所有数据实例通过办理查阅展现出来,可导出,可统计。可统计多张数据表的数据,如可将差旅费、招待费、其他费用在一张表中统计,这种对第一手数据的统计、分析和利用才能真正发挥工作流程的效益。
效率分析:引入管理学增值时间和非增值时间的概念,从各个角度来统计分析流程、用户的效率,通过掌握的数据分析,可以明确改进目标,有效地推进工作办理效率。
 


  待办文件统计,在这里统计出系统当前所有用户的所有待办文件的数量,可以让管理者了解员工是否及时审批文件。点击流程名称,弹出页面显示文件是何时发送给这个用户的。

  统计出系统所有模块的流程及其活动的平均办理时间,可以让管理者了解流程及其活动的办理效率。
  人员办理时间统计:在这里统计出系统所有用户所参与流程的某些活动的平均耗时,并列出系统平均耗时作比较,可以让管理者了解员工在每个流程中的办理效率。
  超期流程排名,在这里统计出系统中整个流程超期的情况排名,可以让管理者了解哪些流程超期,其中流程办理期限来源于用户在发起流程时的设置
  超期人员排名,在这里按超期待办文件数量最多的人员倒序排列。

 


 

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