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公文管理与交换

公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊工作流模块,主要负责实现内部公文管理电子化,由电子行文代替手工行文,解决公文传递慢及成本高、信息不及时、不同步、办理情况不易于跟踪,办理意见不利于查阅等问题。系统实现了收文管理和发文管理及文件送审签等办理过程的自动化,利用工作流引擎可灵活设定公文流程,自动进行流程跟踪、催办、查办,并可归类存档,公文管理模块关于流程方面的特性见工作流平台的描述,公文管理特有的特性包括:

 公文表单:除了默认表单之外,管理员可以自定义收文、发文、文件送审签的表单,可以为不同的子单位建立不同的表单,同一表单可以定义多个流程并且控制流程权限,让不同的用户使用不同的流程。

 痕迹保留、电子签章手写签名:发文与文件送审签等支持WORD/WPS在线编辑,WORD与WPS的修改痕迹可以保留,根据需要显示干净的文档与有修改痕迹的文档;支持电子签章功能;支持手写签名。

                  文档模板及WORDHTML交互:公文管理模块提供了自定义标签字段和公文模版的功  能,可满足各单位各种发文格式的需要。管理员可以自己设计单位的各类红头文件格式,在发文流转中,指定用户可以直接将编辑好的正文套用模板,并且将文号等信息自动加载到正文中。

办理查阅:系统对收发文的办理情况提供了丰富的查询功能,可以按多个关键字查询以了解收发文的办理情况。

消息提醒与查看跟踪:系统在收发文的办理过程中提供了短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人,并可以通过短信方式提醒所有收文用户并能够跟踪用户的收文情况。

丰富的参数设置:系统提供了文号、流水号、主题词等多种基础设置功能,其中文号设置满足多机关代字同一编号,支持跨年度是否重排及特殊效果的文号模式的设置,主题词采用国家标准的主题词设置等。

 

 收发文互相触发:系统支持收发文的互相触发,收文可以转发文和文件送审签,发文可以转收文,并可以跟踪发文转收文后的办理进展。

PDFWORD系统支持发文时发送WORD或PDF文件。

扫描接口与OCR识别:系统提供了与扫描仪的接口,收文发文时纸质文件可直接扫描录入,同时结合WORD自带的OCR识别功能将附件可以识别成文本文件。

公文交换:同构系统支持跨系统多单位的公文交换,异构系统支持导出xml格式的公文交换。

ezOFFICE公文交换系统是为多套ezOFFICE系统之间交换公文而设计(如果多个单位采用大集中模式则公文交换指系统内的小交换,不属本节讨论内容),作为公文信息的传输交换通道,主要解决了一级机构与下属二级机构之间公文信息交换的需求,公文交换与ezOFFICE公文管理流程办理相结合实现公文全过程的管理与分发,公文交换的实现原理如下图所示:

 

图 (公文交换原理)

在一级单位部署公文交换中心,可以与一级单位的ezOFFICE办公系统部署在一台服务器上一个应用里。

通过公文交换中心的单位管理功能设置各下属单位的账号,并将每个单位的账号信息生成一个配置文件,并将各单位的账号信息的文件配置在各下属单位系统中。

各单位具有公文收发权限的用户可在自己单位的系统中访问公文交换客户端,访问公文交换客户端时可通过本单位系统中的单位ID配置文件读到本单位的账号并将此账号传递给公文交换中心,通过该单位账号识别该单位,进入公文交换中心后收取本单位的公文及以本单位的身份发公文。

 

ezOFFICE公文交换的网络部署图如下所示:

 


 

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